Online pokladní systém: najděte ten pravý

Co je online pokladní systém

S nástupem EET povinnosti má fyzická hotovostní pokladna nadobro odzvoněno. Štafetu přebírá moderní online pokladní systém. Právě online pokladny u živnostníků vyhrávají na celé čáře – jsou skladnější, zpřístupnitelné odkudkoli a přehledně a jednoduše registrují obchodní data. Navíc podléhají zákonu o evidenci tržeb, a musí tak splňovat řadu bezpečnostních podmínek.

Online pokladní systém je virtuální elektronická pokladna, ke které má daný uživatel výhradní přístup pomocí svého zařízení – registrační pokladny, počítače, tabletu či chytrého telefonu. Je to prostor, kde jsou ukládány všechny informace o živnostníkových tržbách, a zároveň odesílány na Finanční správu, která tyto informace eviduje. Podnikatel si zde může kdykoli dohledat údaje o proběhlých transakcích a získat tak přehled o svém účetnictví.

Jak funguje takový online pokladní systém?

Online registrační pokladny fungují přímo v prohlížeči nebo v aplikaci, kterou si uživatel certifikovaný finančním úřadem instaluje na své zařízení. Po výběru pro něj vhodné online pokladny si tento živnostník registruje účet a postupuje v momentě tržby podle následujících kroků:

  • Pomocí svého pokladního zařízení zašle informace o tržbě na Finanční správu
  • Obdrží unikátní číselný kód ze serveru Finanční správy
  • Vydá zákazníkovi účtenku s informace o tržbě a obdrženým kódem
  • Živnostník si může zobrazit údaje o evidenci svých tržeb prostřednictvím webové aplikace Finanční správy, kde si zákazník zároveň může ověřit pravost údajů na účtence

Přístup k online pokladnímu systému také živnostníkovi kromě splnění zákonné povinnosti usnadní vedení účetnictví a poskytne mnoho dodatečných obchodních a skladových funkcí.

Kdo a proč potřebuje online pokladní systém?

Od 1. května 2020 je téměř každý živnostník zákonem povinen evidovat tržby. Platí-li vaši zákazníci hotovostí, šekem nebo stravenkami, čtěte dál. Výjimku z evidenční povinnosti tvoří několik málo živností a také podnikatelé, kteří přijímají platby výhradně kartou a převodem na účet.

Živnostníci, na které se EET povinnost vztahuje, musí vlastnit zařízení připojené na EET, například pomocí právě online elektronické pokladny. Jedná se o všechny živnostníky evidující tržby pomocí tzv. běžného a zjednodušeného režimu. Podnikatelé oprávněni k evidenci tržeb pomocí zvláštního režimu online pokladní systém mít nemusejí. Je však na každém živnostníkovi, jaký online pokladní systém si zvolí.

Funkce online registračních pokladen

Mnoho firem nasedlo na vlnu zavádění EET povinnosti v České republice a nabízí svůj online pokladní systém. Nabídek online registračních pokladen je skutečně mnoho a liší se jak poskytovanými funkcemi, tak i cenami a tržní velikostí svých poskytovatelů. V této sekci se zaměříme na některé vybrané funkce online registračních pokladen na trhu a zamyslíme se, které z těchto funkcí jsou klíčové pro určité živnosti.

Jaké funkce jsou nabízeny na trhu a srovnávány Seznam-EET?

  • Možnost testování – vhodná pro všechny nováčky ve světě EET. Vyzkoušejte si danou EET pokladnu zdarma a přesvědčte se, že plně odpovídá vašim představám a požadavkům.
  • Spuštění pokladny v prohlížeči – jednodušší přístup k účetnictví neexistuje. Skvělé při cestách.
  • Aplikace pro Android a iOS – vyvinul poskytovatel daného online registračního systému aplikaci pro váš operační systém?
  • Offline režim – bude váše registrační pokladna dostupná i v případě, že se ocitnete mimo připojení na internet? Tato funkce je také důležitá pro ty, kteří evidují tržby ve zjednodušeném režimu.
  • Možnost DATEV – spolupráce s touto firmou je garancí přístupu k některým z těch nejpokročilejších služeb v daňovém prostředí.
  • Obchodní rozhraní – nepostradatelné pro podnikatele, kteří chtějí napojit programy třetích stran ke své online registrační pokladně.
  • Samostatný hardware – je daný online registrační systém instalovatelný na zařízení třetích stran jako jsou počítače a mobily? Tato funkce je zásadní pro valnou většinu malých podnikatelů, kteří chtějí mít pokladnu například ve formě aplikace na chytrém telefonu.
  • Vlastní hardware – nabízí daný poskytovatel online pokladny hardware ze své vlastní dílny? Dostupnost takového zařízení může být případně aktuální pro větší živnostníky, kteří chtějí investovat do pokladního zařízení odděleného od ostatních aplikací.
  • Mobilní číšník – nepostradatelné pro podnikatele v oblasti gastronomie. Čísla stolů, registr objednávek, zasedací pořádek – to všechno má daná pokladna v malíčku.

Funkce vhodné pro určité typy živností

  • Kadeřnictví a salón krásy – kadeřníkům a kadeřnicím, kteří jsou stále v jednom kole, se jistě bude hodit možnost spouštění pokladny pomocí mobilní aplikace doplněné malou stolní účtenkovou tiskárnou a stolku někde poblíž. Budou tak moci tržby evidovat za pochodu. Je-li vaše kadeřnictví navíc situováno na vesnici či v malém městě s omezeným připojením na internet, bude se vám hodit i dostupnost používání pokladny offline.
  • Velko- a maloobchod – obchodníci k evidenci používající počítač jistě využijí pokladnu s podporou spuštění přímo v prohlížeči. Větší prodejci a online obchodníci disponující e-komerčními weby dále jistě ocení pokladnu s možností softwarového rozhraní, a tím napojení na programy třetí strany.
  • Gastronomie – zde je funkce mobilní číšník vším. S ní máte přehled o stolech, objednávkách i zákaznících. Doplňte navíc pokladenský software o přenosnou registrační pokladnu s funkcí tisknutí účtenek, a jste připraveni uvítat svého prvního zákazníka. Větší podniky jistě využijí možnost API a připojení pokladenského softwaru na gastronomické programy třetích stran.
  • Hotely a penziony – v ubytovacích zařízeních budete nejspíš disponovat pokročilejším registračním systémem vybaveným některým z placených balíčku vámi vybraného online registračního systému. Je-li váš penzion v odlehlé oblasti či horách, ujistěte se, že je online pokladna dostupná offline. Hostely a menší hotýlky uvítají možnost přístupu k pokladně přímo v prohlížeči.
  • Stavebnictví – zde nejspíš nebudete potřebovat nic složitého. Postačí vám mobil s aplikací a kompaktní tiskárnou či jiné přenosné pokladenské zařízení.
  • Zdravotnická profese, lékaři a veterináři – do ordinace se ho jednodušší registrační pokladny nebo počítač s přístupem k pokladně pomocí prohlížeče. V malých vesnicích či při docházce k pacientům navíc offline přístup k pokladně.
  • Výroba – výrobci většího rozsahu budou nejspíš disponovat komplexnějším pokladenským systémem opatřených jedním z pokročilejších softwarových balíčků. Podpora API a DATEV zde bude nemalou výhodou.

Cenové rozmezí

Na naší webové stránce srovnáváme online pokladny v cenovém rozmezí od bezplatných po placené. Najdete tu jak několikero možností zcela zdarma tak i online registrační systémy s pokročilými placenými balíčky. Doporučujeme pozorně projít všechny online registrační pokladny, které se nachází v našem srovnávacím systému. Co se týče cenových relací, doporučujeme následné balíčky tímto způsobem:

  • Online pokladní systém zdarma se hodí pro malé živnostníky ve všech odvětvích či nováčky v oblasti EET. Musíme zde vyzdvihnout i poskytovatele online pokladen, kteří svým klientům nabízí testovací lhůtu zdarma.
  • Levnější placené balíčky se skvěle hodí pro středně velké podnikatele a do zařízení jako jsou kadeřnictví, obchůdky a penziony.
  • Balíčky s dražším paušálem jsou nepostradatelné pro větší podnikatele, jejichž rozsáhlejší obchodní procesy jsou zefektivněny pokročilejšími obchodními a skladovými funkcemi nabízenými poskytovatelem online pokladny.

Nezbytné příslušenství k online pokladnímu systému (hardware)

Jste povinni evidovat tržby a zajímá vás, co všechno si budete muset pořídit kromě výše diskutované online registrační pokladny?

  • Účtenková tiskárna – nezbytná pro každého živnostníka používajícího k evidence tržeb mobil, počítač nebo tablet. Jen vlastnictvím jednoho z těchto zařízení můžete splnit zákonnou povinnost vytisknout zákazníkovi účtenku.
  • Kartový terminál – čím dál aktuálnější v České republice. Přejí si vaši zákazníci platit kartou? Pak musíte disponovat kartovým terminálem kompatibilním s vaším pokladenským zařízením. Ten je nezbytný nejen v restauračních a ubytovacích zařízeních.
  • Chytrý telefon či tablet – jste-li menší podnikatel evidující tržby pomocí aplikace vámi vybraní online pokladny. Připravte se, že budete kromě mobilní aplikace potřebovat ještě tiskárnu na účtenky.
  • Počítač či laptop – pro podnikatele všech typů a velikostí. I vy budete potřebovat tiskárnu na účtenky.
  • Jiné pokladenské zařízení – na trhu je v dnešní době k dispozici celá škála pokladenských zařízení – od jednoduchých a kompaktních registračních pokladen po komplexní pokladenské systémy. Ujistěte se, že je vaše zařízení kompatibilní s pokladenským softwarem z našeho seznamu, o kterém přemýšlíte.

Jak funguje prohlížeč Seznam-EET?

Který online pokladní systém můžu otevřít přímo v prohlížeči? Který podporuje můj mobilní operační systém? Který je vhodný pro číšníky?

Jsme nezávislým, neutrálním a objektivním srovnavatelem online pokladních systémů dostupných na českém trhu, a jsme tu proto, abychom vám pomohli s výběrem té online registrační pokladny nejvhodnější právě pro vás. Zmíněné pokladny srovnáváme podle vybraných kritérií a funkcí (viz sekce o funkcích námi srovnávaných pokladen) za účelem usnadnit českému živnostníkovi s povinností EET výběr pro něj ideálního online registračního systému.

Po tom, co si projdete námi srovnané poskytovatele online pokladních systému, můžete navštívit jejich webovou stránku přímo ze Seznam-EET.

Podle čeho pokladny srovnáváme?

Níže vysvětlujeme některá z kritérií, která při srovnávání zohledňujeme, a otázek, které poskytovatelům pokladních systémů pokládáme.

  • Kým je poskytovatel
    • Jak dlouho je online poklandí systém na trhu?
    • Jsou na něj dobré ohlasy?
    • Jaké mají zákazníci zkušenosti s jeho zákaznickou službou?
    • Čím se liší od ostatních poskytovatelů online pokladen?
    • Do jakých zemí expandoval?
  • Samotný produkt
    • Jak online pokladní systém funguje a co nabízí?
    • Splňuje požadavky zákona o evidenci tržeb?
    • Je lehké daný online pokladní systém používat jako začátečník?
    • Budou mi dostupné informace nebo instrukční videa o tom, jak ji mám instalovat?
    • A v jakých operačních systémech ji můžu spustit? Existuje aplikace pro Android a iOS?
    • Cena: existuje testovací lhůta? Nabízí poskytovatel bezplatnou verzi? Jsou jeho placené balíčky výhodné oproti srovnatelným balíčkům na trhu?
    • Bude kompatibilní s celou řadou fyzických pokladenských zařízení nebo musím investovat do hardwaru vyráběným poskytovatelem pokladny?
    • Čím se produkt liší od ostatních v jeho kategorii? Co má, co ostatní ne?
    • Jak se hodí do specifických branží a živnostenských odvětví?
    • Má skladové a restaurační funkce, aby bylo lehké dohledat, v jaké polici se zboží nachází a u kterého stolu zákazník sedí?
Do NOT follow this link or you will be banned from the site!